juni 16

9 tips om snel en productief te vergaderen

  • Home
  • /
  • Managen
  • /
  • 9 tips om snel en productief te vergaderen

Dagelijkse taken nemen zoveel tijd in beslag dat we soms de indruk hebben dat we meer uren nodig zouden hebben om alle activiteiten te volbrengen. Zelfs met de vele activiteiten die dagelijks gebeuren, is het mogelijk ze te organiseren in jouw dagelijks leven. Daartoe moet voor elk van hen de nodige tijd worden uitgetrokken en moeten ook snelle vergaderingen worden gehouden.

Een noodzakelijke activiteit die deel uitmaakt van de dagelijkse routine van de meeste professionals zijn de bedrijfsvergaderingen. Om ervoor te zorgen dat je assertiever, sneller en productiever kunt vergaderen, hebben wij een aantal suggesties voor je geselecteerd om jouw tijd tijdens deze gelegenheden te optimaliseren. Bekijk ze!

1. Ken het doel van de vergadering en maak het duidelijk aan alle deelnemers

Alle deelnemers moeten in de vergaderzaal aankomen en weten wat er op de agenda staat. Het ideaal is dat mensen zich voorbereiden met suggesties, rapporten en informatie die de basis vormen voor de beslissingen die op dat moment zullen worden genomen.

2. Kies de mensen die het best kunnen bijdragen

Om deze vergadering efficiënt te laten verlopen, is het ideaal dat de leiders van de afdelingen eraan deelnemen en aan hun team doorgeven wat tijdens de vergadering werd vastgesteld. Op deze manier, bespaar je tijd.

3. Reserveer een tijd in de vergaderzaal

De vergadering moet plaatsvinden op een rustige plaats, zodat niemand de aandacht verliest en er geen onderbrekingen zijn. Een ruimte gebruiken die bestemd is voor vergaderingen is de beste optie. Online meeten is natuurlijk ook een optie.

4. Let op tijd en duur

De ochtend is de beste tijd, omdat iedereen dan meer geconcentreerd is. De duur is een andere belangrijke factor die in acht moet worden genomen. Houd rekening met de geschatte tijd die je wilt besteden, blijf geconcentreerd zodat je niet afwijkt van het eerder gestelde doel.

5. Wees voorbereid! Wees een stap voor

Je bent opgeroepen om deel te nemen aan een vergadering en je weet al wat er zal worden besproken, dus nu is het tijd om jouw betrokkenheid bij het team te tonen, te begrijpen wat er op de agenda zal staan en oplossingen en suggesties voor het probleem te zoeken. Een onderdeel van een goede voorbereiding is ook zorgen dat iedere deelnemer van de meeting beschikt over de juiste software of vergadertool.

6. Scoor de vergadering met actiepunten

Handelen naar aanleiding van wat tijdens de vergadering wordt geproduceerd, is het doel. Om dit van het team te krijgen, scoor de vergadering met specifieke actiepunten.

Geef het actiepunt een naam en vermeld duidelijk de naam van de persoon die zich ertoe heeft verbonden dit punt te verwezenlijken. Stel een datum vast voor de uitvoering van het punt en leg mondeling uit wat de voltooiing van het actiepunt inhoudt, waarbij je een soort overeenkomst sluit met de verantwoordelijke persoon.

7. Conclusies

Hebt je deelgenomen aan vergaderingen waarin de doelstelling en de volgende stappen niet duidelijk waren? Om dit onder de deelnemers te voorkomen, sluit je de vergadering af met een korte terugblik op de doelstelling en wat de volgende te verrichten activiteiten zijn.

8. Tijd om te notuleren, want documentatie is nodig

Neem na de vergadering een paar minuten de tijd om te documenteren wat er is besloten en stel dit document ter beschikking van de andere deelnemers. Op die manier weet iedereen wat de volgende stappen zijn en worden communicatieproblemen vermeden. Mocht je geen tijd hebben om alles op dat moment te notuleren kun je het interview ook opnemen. Met een programma als Amberscript kun je de audio opname vervolgens makkelijk omzetten in tekst.

9. De datum van de volgende vergadering vaststellen

Het is belangrijk de datum van de volgende vergadering te signaleren, of op zijn minst bij benadering. Op die manier weten de teamleden dat zij tegen die tijd enige vooruitgang moeten hebben geboekt en zullen zij daarnaar handelen.

Noem in gewone gesprekken de volgende vergadering, waardeer ieders deelname en geef aan hoe productief je de laatste vergadering vond.

Met focus, discipline en organisatie zullen je en jouw bedrijf sneller en doeltreffender resultaten boeken.

Ook interessant:

De mogelijkheden van Perlaplast kunststof op een rij!

4 tactieken om een CRM voor jouw bedrijf correct te kiezen

9 tips om snel en productief te vergaderen

Reactie achter laten

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met

{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}