januari 11

Digitaal vergaderen? Tips en tools voor een succesvolle online meeting

  • Home
  • /
  • Managen
  • /
  • Digitaal vergaderen? Tips en tools voor een succesvolle online meeting

Digitaal vergaderen is in 1 klap normaal geworden afgelopen jaar. Oorzaak was natuurlijk het coronavirus, waardoor Premier Rutte bedrijven opriep om zoveel mogelijk vanuit huis te werken. Online vergaderen werd door sommige bedrijven al vaker gedaan, maar nu moest plotseling bijna iedereen eraan geloven. 

Dit zorgde soms voor aardig wat hilariteit, maar ook kleine frustraties (geluid werkt niet, geen verbinding, etc.)

Omdat wij inmiddels aardig gewend zijn aan digitaal vergaderen, kunnen we je goede tips meegeven voor een succesvolle online meeting. Wij zullen eerst beginnen met deze tips, waarna we je vervolgens een aantal suggesties geven voor goede online vergadertools.

Tips voor digitaal vergaderen

Hoewel sommige tips voor veel mensen vanzelfsprekend zijn, zagen we dit toch regelmatig misgaan. Vandaar dat we deze er dan toch hebben tussengezet.

  1. Verstuur een online uitnodiging naar de e-mail agenda’s

Wil je een digitale vergadering inplannen? Zorg dan dat je de benodigden ook officieel uitgenodigd via de outlook of gmail kalender. Zo staat het altijd vastgelegd en kan niemand het vergeten.

Ook voorkomt het discussies en welles-nietes spelletjes over of de online meeting wel of niet is gecommuniceerd.

  1. Zorg voor een goede internetverbinding

Genoeg mensen die een bepaalde ruimte hebben in een kamer waar het internet geen goede verbinding heeft waardoor deze af en toe wegvalt. Heel erg vervelend als je in een digitale vergadering zit met collega’s. Ga bij voorkeur in een andere ruimte zitten. Lukt dat niet? Verbind  je laptop dan met de hotspot van je telefoon.

  1. Kies een ‘vergaderleider’ uit

Om een kakofonie van (hard)pratende collega’s en chaos te voorkomen is het goed om vooraf af te stemmen wie het digitaal vergaderen begeleidt. Deze bepaalt vooraf de gesprekspunten die besproken moeten worden en brengt deze 1 voor 1 ter sprake. 

Afsluitend als alle punten zijn besproken kan deze nog aan de rest van de groep vragen of iemand nog een ander punt heeft wat besproken moet worden.

  1. Communiceer agendapunten vooraf

Je wil zoveel mogelijk waardevolle input hebben. Geef mensen dan ook vooraf wat tijd om over onderwerpen na te denken. Doe dit door in de eerder verstuurde agenda uitnodiging de punten die besproken zullen worden te communiceren. Zo geef je iedereen een kans om alvast na te denken en met goede input te komen.

Zie hierboven een paar hilarische voorbeelden van hoe een online meeting fout kan aflopen

Online vergadertools

Natuurlijk moet je de juiste vergadertools hebben voor een succesvolle online meeting. 

Hieronder geven we aan wat de 3 beste opties zijn (in onze ogen).

Zoom

Zoom is waarschijnlijk de meest gebruikte online vergadertool door bedrijven en ook de meest bekende. Dit is niet altijd positief. Zo werd er eerder in het jaar 2020 bekend dat de tool met grote problemen kampte rondom privacy en beveiliging.

Inmiddels lijken deze problemen opgelost te zijn. Een goede boost voor het bedrijf was dat de Koning zijn jaarlijkse speech ook gaf via het programma Zoom. 

Over het algemeen is Zoom een goede tool. Toch heeft het ook wat nadelen. Zo ondervinden veel Macbook gebruikers problemen bij de installatie. Ook dien je dus Zoom eerst te installeren voordat je het kan gebruiken. 

Google hangouts

Google hangouts is de officiële tool van Google om online te vergaderen. Je hoeft hiervoor niks te installeren en iedereen met een Google account kan het gebruiken. Net als bij Zoom heb je de mogelijkheid om een eigen achtergrond afbeelding toe te voegen waardoor het lijkt alsof je op een zomers eiland zit. Zo hoeft niemand te zien dat je daadwerkelijk op je stoffige zolderkamer zit.

Join.me

Join.me is de meest onbekende in dit lijstje. Het werkt vergelijkbaar als Zoom en heeft dezelfde functionaliteiten. Echter heeft Join.me nog wel iets extra’s in petto. Met de whiteboard functionaliteit is het mogelijk om samen met collega’s een online brainstormsessie te houden. Nadeel van deze tool is dat lang niet iedereen deze tool voor digitaal vergaderen kent.

Ook interessant:

9 tips om snel en productief te vergaderen

Reactie achter laten

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met

{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}