Begin je binnenkort aan je een eigen onderneming? Dan zijn er 5 belangrijke documenten die je zeker niet mag vergeten. Als ondernemer kun je niet voorzichtig genoeg zijn, en een goede voorbereiding is het halve werk. Sommige documenten zijn zelfs verplicht, en andere zijn gewoon ontzettend handig om te hebben. Ontdek nu welke documenten belangrijk zijn!
Geheimhoudingsverklaring
Een geheimhoudingsverklaring is in meerdere situaties handig. Bijvoorbeeld als je ideeën bespreekt met een samenwerkingspartner. Of als je iemand in loondienst neemt. Op die manier blijft belangrijke bedrijfsinformatie geheim.
Zo’n document is normaal voor grote bedrijven, maar ook kleine bedrijven kunnen er baat bij hebben om dergelijke documenten bij de hand te hebben!
Een geheimhoudingsverklaring is pas geldig als deze alle benodigde informatie bevat. Benoem eerst de betrokken partijen, en waarom ze samenwerken (het doel van de samenwerking).
Leg ook duidelijk uit welke informatie geheim moet blijven, en wat niet. Vertel vervolgens hoe de informatie wél gebruikt moet worden. Geef ook aan hoelang de geheimhouding duurt. Vergeet niet te vertellen wat er gebeurt als afspraken niet worden nagekomen. Dit kan een boete of ontslag zijn. Wanneer je een boete oplegt, moet je de hoogte van de boete aangeven. De geheimhoudingsverklaring moet ondertekend worden door beide partijen.
Privacy verklaring
Dit document is verplicht voor iedere ondernemer. Je loopt zelfs risico op een boete als je dit document niet hebt! In een privacy verklaring leg je uit wat je doet met de persoonsgegevens. Vertel hoe je omgaat met cookies, nieuwsbrieven, formulieren en statistieken. Ook je beveiliging moet in orde zijn, en hier moet je meer informatie over verstrekken.
Algemene voorwaarden
Met de juiste algemene voorwaarden voorkom je problemen als ondernemer. Het gaat hierbij om duidelijke communicatie naar de consument. Verstuur de algemene voorwaarden mee als je een offerte verstuurt. Plaats ze voor de zekerheid ook op je website!
In de algemene voorwaarden vertel je onder andere over de betalingsvoorwaarden en annuleringsvoorwaarden. Ook aansprakelijkheid en garanties zijn een belangrijk onderdeel. Vergeet de klachtenregeling niet, en benoem ook het intellectueel eigendom en het verjaringstermijn.
Overeenkomst van opdracht
Ben je ZZP’er of freelancer? Als je een nieuwe opdracht start, dan wil je alle afspraken duidelijk hebben. Daarom stel je een overeenkomst van opdracht op. Dit lijkt op een arbeidsovereenkomst, maar dat is het niet. Er mag geen gezagsverhouding zijn. Jij als ZZP’er moet zelf kunnen bepalen wanneer én hoe je je werk uitvoert. Deze overeenkomst is bovendien een belangrijk bewijs voor de belastingdienst. Je toont daarmee aan dat je niet in loondienst bent!
Wat staat in een overeenkomst van opdracht?
Vermeld dat het om een overeenkomst van opdracht gaat. Benoem de opdrachtgever en de opdrachtnemer. Vervolgens geef je een precieze omschrijving van de werkzaamheden. Zet ook meer informatie neer over de prijs, onkostenvergoeding, zelfstandigheid, betalingsvoorwaarden, aansprakelijkheid, verzekering en opzegging. Als laatste voeg je de algemene voorwaarden toe.
Arbeidsovereenkomst
Ga je mensen in loondienst aannemen? Dan is een arbeidsovereenkomst onmisbaar. Deze bevat alle afspraken tussen jou en de werknemer. Binnen een maand moet je verschillende dingen schriftelijk laten weten.
Een goede arbeidsovereenkomst omvat van beide partijen de naam en woonplaats. Ook het adres van de werkruimte staat vermeld. Er staat een functieomschrijving bij en de datum waarop de werknemer met de functie start. Gaat het om een tijdelijk contract, dan moet de duur van het contract erbij staan. Ook het aantal gewerkte uren, hoogte en uitbetaling van het salaris, eventuele proeftijd, vakantietoeslag, vakantiedagen en het opzegtermijn moeten erin vermeld staan.
Conclusie
Met bovenstaande documenten bespaar je tijd en geld. Ook minimaliseer je problemen in de toekomst. Welke documenten heb jij al op orde?