Een zakelijke brief is een formele manier om te communiceren met bedrijven, klanten of instanties. Of je nu een sollicitatiebrief schrijft, een offerte aanvraagt of een klacht indient, een goed gestructureerde brief zorgt voor een professionele uitstraling. Maar hoe schrijf je een zakelijke brief volgens de juiste richtlijnen?
In dit artikel lees je stap voor stap hoe je een zakelijke brief opstelt, welke onderdelen essentieel zijn en welke veelgemaakte fouten je moet vermijden.
Hoe schrijf je een zakelijke brief?
Een zakelijke brief volgt een vaste structuur en moet professioneel, helder en correct geformuleerd zijn. Dit zijn de belangrijkste onderdelen van een zakelijke brief:
- Afzendergegevens: Naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres van de afzender.
- Datum: De datum waarop de brief is geschreven.
- Gegevens van de ontvanger: Naam en adres van de persoon of organisatie aan wie de brief gericht is.
- Betreft-regel: Een korte en duidelijke omschrijving van het onderwerp van de brief.
- Aanhef: Formele begroeting, zoals “Geachte heer/mevrouw [achternaam]”.
- Inleiding: Korte uitleg over de reden van de brief.
- Middenstuk: Uitgebreide uitleg van het onderwerp, argumenten of verzoeken.
- Slot: Samenvatting en afsluiting, eventueel met een oproep tot actie.
- Afsluiting en ondertekening: Formele afsluiting zoals “Met vriendelijke groet” of “Hoogachtend”, gevolgd door naam en functie.
Welke schrijfstijl gebruik je in een zakelijke brief?
Een zakelijke brief moet professioneel en duidelijk geformuleerd zijn. Houd rekening met:
- Zakelijke toon: Vermijd informele taal en houd de boodschap objectief en beleefd.
- Duidelijke opbouw: Gebruik korte, bondige zinnen en vermijd ingewikkelde woorden.
- Correct taalgebruik: Controleer spelling en grammatica om fouten te voorkomen.
- Directe en heldere communicatie: Geef direct aan wat de bedoeling is en vermijd vage omschrijvingen.
Wat zijn veelgemaakte fouten in een zakelijke brief?
Bij het schrijven van een zakelijke brief worden vaak fouten gemaakt. Dit zijn de meest voorkomende valkuilen:
- Onvolledige afzender- of ontvangergegevens: Zorg ervoor dat alle contactgegevens correct en volledig zijn.
- Onprofessionele aanhef: Gebruik altijd “Geachte” in plaats van “Beste” bij formele brieven.
- Te lange of onsamenhangende tekst: Houd de brief kort en gestructureerd, zonder overbodige informatie.
- Spelling- en grammaticafouten: Een zakelijke brief moet foutloos zijn. Controleer de tekst zorgvuldig of gebruik een spellingchecker.
- Geen duidelijke afsluiting: Sluit af met een oproep tot actie of een heldere samenvatting van de boodschap.
Voorbeeld van een zakelijke brief
Hieronder zie je een voorbeeld van een correcte zakelijke brief:
[Jouw naam]
[Jouw adres]
[Postcode en woonplaats]
[Jouw e-mailadres]
[Jouw telefoonnummer]
[Datum: dd-mm-jjjj]
[Naam ontvanger]
[Bedrijfsnaam]
[Adres]
[Postcode en plaats]
Betreft: [Onderwerp van de brief]
Geachte heer/mevrouw [Achternaam],
[Inleiding – Kort en bondig aangeven waarom je schrijft.]
[Middenstuk – Uitleg van je verzoek, argumenten of details van de kwestie.]
[Slot – Duidelijke afsluiting, samenvatting of oproep tot actie.]
Met vriendelijke groet,
[Naam]
[Functie]
Veelgestelde vragen
Wat is de juiste aanhef voor een zakelijke brief?
Gebruik altijd “Geachte heer/mevrouw [achternaam]” als de naam bekend is, anders “Geachte heer/mevrouw”.
Hoe lang mag een zakelijke brief zijn?
Een zakelijke brief is meestal één A4-pagina, met een heldere structuur en korte alinea’s.
Mag ik een zakelijke brief met “Beste” beginnen?
Nee, “Beste” is te informeel voor zakelijke correspondentie. Gebruik altijd “Geachte”.