AFAS OutSite is ontworpen om externe gebruikers toegang te geven tot relevante informatie en processen. Het platform biedt organisaties de mogelijkheid om content selectief beschikbaar te maken, afhankelijk van wie er inlogt en met welk doel.
De zichtbaarheid van content is dus niet willekeurig maar gebaseerd op een doordachte structuur van rechten, rollen en voorwaarden.
Werken met toegangsrollen en gebruikersprofielen
Elke gebruiker die inlogt op het portaal heeft een bepaalde rol. Die rol bepaalt welke pagina’s, formulieren en bestanden zichtbaar worden.
Een leverancier ziet bijvoorbeeld alleen de onderdelen die horen bij inkoop, terwijl een sollicitant andere formulieren en documenten te zien krijgt. De toegang is gekoppeld aan het profiel van de gebruiker en wordt automatisch toegepast zodra iemand zich aanmeldt.
Zichtbaarheid op basis van dynamische gegevens
Naast vaste rollen kan content ook worden getoond op basis van variabele informatie. Denk aan kenmerken zoals status, gekoppelde organisatie of type aanvraag. Hierdoor kan één pagina verschillende inhoud tonen, afhankelijk van wie er kijkt.
Dit maakt het mogelijk om binnen dezelfde structuur meerdere doelgroepen te bedienen zonder aparte websites of ingangen aan te maken. Bedrijven werken hierbij vaak samen met implementatiepartners zoals merkstroom.nl om de inrichting en segmentatie van content optimaal af te stemmen.
Inhoud beheren via blokken en voorwaarden
AFAS OutSite werkt met bouwstenen die per onderdeel instelbaar zijn. Tekst, knoppen, lijsten of documenten worden geplaatst in blokken die apart van elkaar zichtbaar of onzichtbaar kunnen worden gemaakt. Beheerders stellen per blok in aan welke voorwaarden voldaan moet zijn om het zichtbaar te maken, zoals een specifieke rol of een ingevuld formulier.
Flexibiliteit en controle combineren
Het grote voordeel van deze opzet is dat het platform flexibel kan worden ingericht zonder de controle te verliezen. Gebruikers zien alleen datgene wat relevant is voor hun situatie. Op die manier wordt voorkomen dat externe bezoekers verdwalen in onnodige informatie of toegang krijgen tot onderdelen die niet voor hen bedoeld zijn.
Beheer en onderhoud van zichtbare content
De zichtbaarheid van content moet actief worden beheerd. Bij wijzigingen in processen, rollen of documenten moet ook de contentstructuur aangepast worden.
In AFAS OutSite gebeurt dit via het beheerportaal waar per pagina, blok of formulier zichtbaarheidsinstellingen kunnen worden aangepast. Een goed ingerichte omgeving blijft actueel, overzichtelijk en veilig voor iedereen die er gebruik van maakt.