Een evenement organiseren lijkt leuk, maar er komt vaak meer bij kijken dan je denkt. Naast een locatie en datum moet je bijvoorbeeld ook vergunningen aanvragen en aan de veiligheid denken. Doordat er van alles geregeld moet worden, wordt er al snel iets vergeten. Omdat dit gevolgen voor je evenement kan hebben, wil je dit het liefst voorkomen. Daarom hebben wij een handige checklist voor je gemaakt. Doe er je voordeel mee!
1) Locatie en datum
Wie een evenement organiseert, heeft allereerst een locatie nodig. Kies niet lukraak een plek uit, maar ga voor een locatie die bij het type evenement en de doelgroep past. Houd verder rekening met de bereikbaarheid, parkeermogelijkheden en capaciteit. Heb je een geschikte locatie gevonden? Ga dan verder met de datum. Het spreekt voor zich dat je voor een datum kiest waarop de locatie beschikbaar is. Je kunt het eventueel ook andersom aanpakken: eerst een datum kiezen en vervolgens kijken welke locaties er dan beschikbaar zijn.
2) Vergunningen en veiligheid
Je mag niet altijd maar zo’n evenement organiseren. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat je een evenement nodig hebt voor geluid, horeca of verkeer. Check dit van tevoren, zodat je tijdens het organiseren niet voor verrassingen komt te staan. Denk van tevoren ook goed na over de veiligheid. Bij veel evenementen heb je bijvoorbeeld beveiliging en EHBO nodig. Wil je dit soort zaken van tevoren allemaal tackelen? Maak dan een draaiboek voor veiligheid en calamiteiten. Je hebt dan iets om op terug te vallen als er wat gebeurt.
3) Toegangscontrole en herkenbaarheid
Moeten bezoekers kaartjes kopen voor je evenement? Dan is er toegangscontrole nodig. Je wilt immers niet dat mensen zonder kaartjes ook naar binnen kunnen. Denk goed na over de manier waarop je dit proces inricht, want je wilt voorkomen dat mensen lange tijd moeten wachten. Het kan slim zijn om bij de entree direct polsbandjes uit te delen aan mensen die betaald hebben. Je kunt deze bandjes bovendien gebruiken voor leeftijdscontrole. Gebruik bijvoorbeeld rode bandjes voor mensen onder de 18 en groene bandjes voor 18-plussers.
4) Catering en betalingssysteem
Een evenement is niet compleet zonder catering. Bezoekers willen immers iets kunnen drinken en eten, zeker als ze er meerdere uren zijn. Zorg daarom voor voldoende uitgiftepunten en denk goed na over de plekken waar deze komen. Wil je lange wachttijden bij de bar en eetkraampjes voorkomen? Verspreid ze dan en maak gebruik van consumptiemunten. Dit is een makkelijk systeem om te betalen en je hebt geen gedoe met wisselgeld.
5) Programma en sfeer
Heb je de vier bovenstaande zaken geregeld? Daarna wordt het tijd om over het programma en de sfeer na te denken. Het is verleidelijk om een programma samen te stellen dat je zelf leuk vindt, maar betrek het niet te veel op jezelf. De bezoekers moeten het immers ook leuk vinden. Houd hier dan ook rekening mee. Regel daarnaast ook verlichting en zorg voor goed geluid, want dat draagt bij aan de sfeer van je evenement.