Binnen een bedrijf zijn er vaak veel verschillende processen en sub-processen te onderscheiden. De processen zijn doorgaans afhankelijk van elkaar en wanneer je het ene proces wil verbeteren, kan het andere niet achterblijven. Optimalisatie gaat vaak samen met automatisering. Zo ook wanneer je een order to cash-proces onder de loep neemt.
Order to cash
De vertaling van de term zegt het eigenlijk al: order to cash houdt het proces in van klantorder tot het ontvangen van de betaling. Over het algemeen bestaat dit proces uit het ontvangen van de order, de facturatie, kredietbeheer, debiteurenbeheer, incassering en rapportage. Vaak is een order to cash-proces inefficiënt door (te) veel handmatig werk. Er is bijvoorbeeld een te hoge werkdruk en de foutgevoeligheid ligt hoog. Wanneer je dit proces gaat automatiseren, verlicht dit de werkdruk en zorgt dit voor een betere cashflow.
Automatiseren van debiteurenbeheer
Het debiteurenbeheer is een belangrijke stap binnen order to cash, en door deze te automatiseren kun je veel handmatig werk besparen en de foutgevoeligheid verminderen. Ga je het hele Debiteurenbeheer automatiseren, biedt dit nog de extra mogelijkheid om betalingsgegevens van debiteuren in te zien. Zo kun je de status van betaalde klanten bijhouden, maar kun je ook zien welke klanten potentieel interessant zouden kunnen zijn.
Financiële risico’s inschatten met kredietbeheer
Voor het inschatten van de kredietwaardigheid van bedrijven is een automatisch proces kredietbeheer erg geschikt. Hiermee kun je op voorhand al inschatten of facturen op tijd betaald zullen worden. Daarnaast kun je binnen de debiteurenbeheer software je eigen risicoprofielen voor bedrijven aanmaken. Hierin staan dan bijvoorbeeld bepaalde betalingsafspraken, of je kunt een kredietlimiet instellen.
Klanten betalen sneller
Als je het debiteurenbeheer automatiseert, heb je al een belangrijke stap genomen in het optimaliseren van je order to cash-proces. Dit biedt veel voordelen voor je bedrijf. Zo kun je rekenen op een snellere betaling van facturen, omdat je een goed overzicht hebt en snel actie kunt ondernemen wanneer een betaling achterblijft. Daarnaast kun je je (met de tijd die je door de automatisering bespaart) goed oriënteren op nieuwe klanten, en zo zorgen voor een betere cashflow.
Meer optimalisatie
Zoals hierboven omschreven bestaat het order to cash-proces uit meer stappen dan alleen goed debiteurenbeheer. Er valt bijvoorbeeld ook veel winst te behalen in het facturatieproces. Wanneer je overgaat op het automatiseren van uitgaande facturatie, kun je facturen efficiënt en snel versturen en bijhouden. Denk bijvoorbeeld aan het versturen van e-facturen: automatisch gegenereerde facturen die standaard al de juiste bedrijfsgegevens bevatten. Op deze manier houd je nog meer tijd over voor de core business en loop je geen inkomsten mis.