Ben je ondernemer, of overweeg je er een te worden? Dan ben je wellicht wel bekend met de term accounts receivable management. Accounts receivable management betekent grofweg hetzelfde als debiteurenbeheer, maar dan is de term afkomstig uit de Engelstalige wereld. Kort gezegd komt accounts receivable management of debiteurenbeheer erop neer dat je (en hoe je) ervoor zorgt dat je klanten je ook daadwerkelijk betalen voor producten en diensten die je geleverd hebt.
Want als ondernemer werk je hard om ervoor te zorgen dat je klanten tevreden zijn en blijven. Maar als jij klaar bent met jouw stuk dan is het hun verantwoordelijkheid om jou te betalen voor het werk dat je geleverd hebt. Als ze dat niet doen, dan blijven ze in gebreke. De verantwoordelijkheid ligt dan echter bij jou om achter je geld aan te gaan. Als je als ondernemer alles goed aanpakt maar dit ene aspect van je bedrijfsvoering niet goed onder controle hebt, dan is in principe alles voor niets geweest.
Cashflow is dus de levensader van je bedrijf. Zeker in het midden- en kleinbedrijf kan het voortbestaan van je bedrijf afhangen van dit aspect. Heb je dit niet goed onder controle, dan moet je misschien mensen ontslaan. Of nog erger: dat je het bedrijf moet opheffen.
Je bedrijf valt of staat dus bij het geld dat binnenkomt. Het tijdig innen van openstaande facturen vormt daarmee een van de belangrijkste aspecten van een gezonde bedrijfsvoering. Goed accounts receivable management helpt je als ondernemer niet alleen om sneller over je geld te beschikken, maar voorkomt ook dat liquiditeitsproblemen zich opstapelen. Zo zorg je ervoor dat de financiële gezondheid van je bedrijf op en top blijft.
Accounts receivable management
Een goed accounts receivable management begint bij de basis. Je maakt duidelijke afspraken met je klanten over betalingstermijnen. Je factureert, en doet dit vlot en goed. De factuur ziet er duidelijk uit en alle zaken die vereist zijn (bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, etc.) staan erop. Vervolgens volg je de openstaande posten proactief op. Dit is allemaal onderdeel van de basiskennis die een ondernemer nodig heeft om succesvol te kunnen zijn.
Als je je accounts receivable management-proces niet gestructureerd en effectief inricht als ondernemer, kan dit leiden tot onnodige vertragingen in de ontvangst van betalingen. En er ontstaan betalingsrisico’s: misschien betaalt iemand die anders wel had betaald daardoor uiteindelijk helemaal niet.
Uit onderzoek van Atradius Collections blijkt dat bedrijven die hun AR-processen verbeteren, hun Days Sales Outstanding (DSO) – een indicator voor hoe goed bedrijven hun accounts receivable managment op orde hebben – met 20 tot 30 procent kunnen verlagen. En lager betekent hier beter. Met andere woorden, zij beschikken sneller over het geld dat ze nodig hebben om leveranciers te betalen of om investeringen te doen. Vooral in tijden van economische onzekerheid is dit van essentieel belang.
Een goed accounts receivable management verbetert niet alleen allerlei financiële markers zoals de cash flow, maar het kan ook klantrelaties ten goede komen. Dit verbetert uiteindelijk ook indirect de financiën van de organisatie. Doordat de administratieve kosten vaak ook lager uitvallen met effectieve accounts receivable management-processen, heeft het ook via deze weg een positief effect op de bottom line.
Met de vermindering van financieringskosten en door de financiële risico’s beheersbaar te houden, zorgen ondernemers ervoor dat hun bedrijf beter wendbaar blijft. Zo kunnen ze ook beter anticiperen op marktontwikkelingen.
Debiteurenbeheer software
Het moderniseren van bedrijfsprocessen speelt een belangrijke rol bij het realiseren van verdere efficiëntieslagen. Automatisering versnelt in de regel de facturatie. En het zorgt dat betalingsherinneringen sneller verstuurd worden, doordat dit nu online gebeurt. Sommige tools bieden zelfs ingebouwde online betaalmogelijkheden. Dit versnelt niet alleen de betalingstermijn, maar vermindert ook onnodige fouten en administratieve lasten.
Het doel is om het gehele accounts receivable management-proces van factureren tot en met het innen van openstaande facturen soepel te laten verlopen. En om op deze vlakken efficiëntiedoelen te bereiken zonder dat dit ten koste gaat van de klantrelatie. Het is hierbij altijd de uitdaging om een goede balans te vinden tussen assertiviteit en klantvriendelijkheid.
Debiteurenbeheer software maakt van alles mogelijk. Een voorbeeld hiervan zijn real time dashboards, die ondernemers en finance-medewerkers in staat stellen om veel effectiever te handelen. Hoe eerder ze signalen kunnen oppikken, hoe sneller ze hierop kunnen handelen, hoe sneller dit resultaat sorteert. Hetzelfde geldt voor rapportages die gedownload kunnen worden vanuit het debiteurenbeheer software-pakket dat de ondernemer in kwestie gebruikt of door koppelingen met andere software die gebruikt wordt.