Bij sommige organisaties worden professionals op langlopende projecten gedurende het hele project voor een gemiddeld aantal uren per week worden ingepland. Dit leidt tot een aantal problemen waarvoor we in deze blog een oplossing geven. Je kunt deze blog ook beluisteren op Spotify of Apple Podcasts.
Het plannen van een gemiddeld aantal uren per week op de lange termijn is niet te vermijden. Hoe meer we in de toekomst kijken, hoe groter de onzekerheid wordt en je moet tenslotte toch iets van een planning maken. De kortetermijnplanning van de komende 3 tot 4 weken kan je wel degelijk in meer detail plannen.
Werken met gemiddelden kan nadelig effect hebben op een planning
Een man met zijn hoofd in de oven en zijn voeten in de vriezer, heeft het gemiddeld genomen comfortabel. Dit geeft meteen aan hoe onrealistisch het werken met gemiddelden is en leidt tot de volgende problemen.
1. Medewerkers leven van dag tot dag, gebruiken geen planning
Omdat medewerkers met gemiddelden werken, houden ze er geen dagplanning op na. Ze werken van dag tot dag en werken alles weg wat er in hun ‘postvakje’ komt. Hierdoor zijn ze vaak niet bezig met de planning. Dat zien ze ook niet als hun verantwoordelijkheid, want daar is de projectmanager toch voor?
Deze situatie werkt multitasking in de hand, omdat de medewerkers geregeerd worden door de waan van de dag. Het is heel menselijk dat ze op zoveel mogelijk projecten tegelijkertijd vooruitgang willen boeken. Al dan niet gedreven door projectmanagers die aan hen ‘trekken’ om resultaten te leveren.
2. Projectmanagers zonder detailplanning lopen achter feiten aan
Projectmanagers willen graag vooruitkijken en anticiperen op de toekomst, zodat ze tijdig kunnen bijsturen. Medewerkers rapporteren wel hun werkelijk bestede uren, maar dit geeft alleen inzicht in het verleden.
Omdat er geen detailplanning is voor de korte termijn, is het voor projectmanagers moeilijk om bij te sturen. Ze houden zich dus vast aan de gemiddelde uren per week die zijn afgesproken, maar die zullen nooit overeenkomen met de realiteit.
3. Tijdschrijven voor projecten is relatief veel werk
Er wordt niet in detail gepland, maar de medewerkers dienen wel hun uren in detail te verantwoorden. Dat is namelijk de enige houvast die projectmanagers hebben om in de gaten te kunnen houden dat het project binnen budget blijft.
Doordat medewerkers in een week aan veel projecten werken, kost het voor hen veel tijd om alle werkelijk bestede uren te verantwoorden. Zeker als ze aan meerdere projecten per dag werken, is de kans ook groot dat ze niet alles correct herinneren wat leidt tot een onnauwkeurige urenregistratie.
De oplossing: bekrachtig je medewerkers bij een capaciteitsplanning
De oplossing is dat de medewerkers zelf de planning op korte termijn (de komende 3 tot 4 weken) in detail gaan plannen. Dat zou geen probleem moeten zijn omdat ze in grote lijnen echt wel weten welk werk er op hen af komt. Hierdoor bereik je de volgende voordelen.
1. Planning maakt medewerkers meer bewust
Medewerkers gaan meer vooruit kijken en worden zich bewust van al het werk dat de komende weken op hen afkomt. Doordat ze verantwoordelijk worden voor hun eigen capaciteitsplanning voor de korte termijn, gaan ze bewuste keuzes maken.
Op die manier kunnen ze kunnen beter rekening houden met deadlines vanuit projecten. Het geeft ze de kans om zich te focussen op één project en multitasken te voorkomen. Door deze aanpak ervaren medewerkers meer rust en worden ze een stuk productiever.
2. Project planning zorgt voor duidelijkheid bij projectmanagers
Doordat medewerkers een planning voor de korte termijn maken, is het voor de projectmanagers duidelijk wanneer er aan hun projecten gewerkt wordt. Het is een contractafspraak waar beide partijen zich aan houden.
Op die manier weten de projectmanagers waar zij aan toe zijn en kunnen zij de medewerkers rustig hun werk laten doen. Dat geeft rust aan beide kanten. Het voorkomt de situatie waarbij projectmanagers de druk bij medewerkers opvoeren om resultaten te leveren.
3. Zorg voor verschuiving van verantwoorden, maak medewerkers eigen baas
Tot slot zorgt deze aanpak ervoor dat er minder nadruk komt te liggen op het ‘verantwoorden’ van de bestede uren. Er is namelijk geen persoon die een gat in de lucht springt, omdat hij of zij weer mag gaan tijdschrijven.
Als een medewerker in detail zijn planning maakt, dan wordt tijdschrijven supermakkelijk. Je kunt de planning namelijk één op één naar je urenstaat kopiëren. Dat zijn dus twee vliegen in één klap. Dit zorgt ervoor dat er een verschuiving plaatsvindt van verantwoorden achteraf naar zelfstandig plannen vooraf. Je bekrachtigt de medewerkers door ze meer de baas te laten zijn over hun eigen agenda.