Als ondernemer is het opstellen van een factuur een belangrijke bezigheid die correct uitgevoerd moet worden. Zo moet een factuur aan een aantal wettelijke eisen voldoen. Het lijkt misschien een hele opgave, maar gelukkig hoeft dit het niet te zijn. In dit artikel wordt dan ook uitgelegd hoe je op een eenvoudige manier een juiste factuur opstelt.
Factuur maken
Lever je diensten en/of goederen aan anderen en doe je dit met de intentie om hieraan te verdienen, dan is een factuur erg belangrijk. Het is zelfs vanuit de Belastingdienst in de meeste gevallen verplicht.
Wettelijke eisen
Een factuur maken begint met de wettelijke verplichtingen. Zo moet het volgende er minimaal op staan:
- Btw bedrag -identificatienummer
- KVK nummer
- Factuurdatum en -nummer
- Jouw naam en adresgegevens en die van de ontvanger
- Geleverde diens of product en het aantal, met daarbij de datum van levering
Om daadwerkelijk betaald te krijgen of een klant het recht te geven op aftrek van de BTW zijn ook het bedrag exclusief BTW en het BTW tarief belangrijk om te vermelden.
Wat heb je hiervoor nodig?
Wil jij nu een factuur maken, dan kun je natuurlijk prima terecht in een basisprogramma als word of excel, maar er zijn ook diverse softwareprogramma’s beschikbaar die het je net even wat makkelijker maken. Wel dien je er rekening mee te houden dat enkele van deze programma’s geld kosten. Het ene programma is daarbij uitgebreider dan het andere, dus het is aan jou om een afweging te maken wat je de kosten waard vindt. Goede en gratis programma’s zijn onder meer e-boekhouden en fiscus.nl.
Geef je factuur wat extra’s
Een factuur maken hoeft dus helemaal niet zo ingewikkeld te zijn als dat het misschien klinkt. Wel is het mogelijk om jouw factuur net dat beetje extra aandacht te geven, waardoor het meer persoonlijk wordt. Zo kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om de huisstijl van jouw bedrijf over te nemen of je logo op de factuur te plaatsen. Wist je bovendien dat er programma’s zijn die het mogelijk maken om direct een iDEAL link toe te voegen? Zo maak je de betaling voor een klant laagdrempeliger. Ook bieden zij veelal de opties voor het instellen van herinneringsfacturen.
Check altijd de uitzonderingen
Over het algemeen zit je goed als jij een factuur opstelt die voldoet aan de genoemde punten. Toch zijn er her en der enkele uitzonderingen en bestaan er aangepaste factuurregels voor bijvoorbeeld bedragen die onder de honderd euro liggen. Twijfel je of een bepaald geval op jouw situatie van toepassing is? Dan doe je er goed aan om je hier verder in te verdiepen. Wil je liever eerst een aantal voorbeelden zien van facturen? Ook dan vind je er online genoeg, maar ga voor jezelf altijd na met behulp van bovengenoemde punten of er niets ontbreekt.